郵件怎么用及有哪些注意事項(xiàng)？

??電子郵件是—種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的電子郵件系統(tǒng)，用戶可以以非常低廉的價(jià)格（不管發(fā)送到哪里，都只需負(fù)擔(dān)網(wǎng)費(fèi)）、非?？焖俚姆绞剑◣酌腌娭畠?nèi)可以發(fā)送到世界上任何指定的目的地），與世界上任何一個(gè)角落的網(wǎng)絡(luò)用戶聯(lián)系。郵件轉(zhuǎn)發(fā)在我們的日常工作生活中很常見(jiàn)，電子郵箱轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則怎么用?用賬號(hào)和密碼登陸郵箱，應(yīng)該在設(shè)置里面選擇轉(zhuǎn)發(fā)，有兩種轉(zhuǎn)發(fā)，一是轉(zhuǎn)發(fā)到另外的郵箱并保存，另一種是直接轉(zhuǎn)發(fā)不保存。下面就由新網(wǎng)小編和大家講一講郵件怎么用及有哪些注意事項(xiàng)。

??一、注意郵件基本規(guī)范

??1、發(fā)送和抄送，發(fā)送郵件要分清楚收件人和抄送人甚至密送，收件人一般應(yīng)該回復(fù)郵件，抄送人起旁聽(tīng)作用可回可不回郵件;

郵件怎么用及有哪些注意事項(xiàng)？

??2、主題，郵件一定要有主題，而且主題是正文的中心思想的提煉，否則日后查找該工作比較費(fèi)勁;

??3、正文，如果郵件正文主要在一個(gè)附件里，那么郵件正文中應(yīng)該用簡(jiǎn)單的文字描述附件的是什么的中心思想，避免郵件查看人不知道附件是什么，這對(duì)以后郵件的存檔查找很重要;

??4、落款，郵件一定要有落款的姓名，誰(shuí)寫的郵件;

??5、郵件要注意存檔，最好是幾年前的工作郵件都保留下來(lái)，每次重裝電腦時(shí)候注意備份下來(lái);

??6、私密盡量不要郵件，財(cái)務(wù)工資、私密話題，盡量不要用郵件，因?yàn)猷]件轉(zhuǎn)發(fā)很方便，如果要轉(zhuǎn)發(fā)他人的郵件，在增加新的收件人或者抄送人的時(shí)候要看看整體內(nèi)容是不是適合給增加的人查看，如果不適合要做稍微的刪除處理，有些郵件內(nèi)容只適合決策層面看，查看人要分得清不能隨便轉(zhuǎn)發(fā)。

??二、郵件的好處

??1、存檔和轉(zhuǎn)發(fā)方便，隨時(shí)有可被轉(zhuǎn)發(fā)，同時(shí)發(fā)郵件時(shí)就要想好可能被轉(zhuǎn)發(fā)，適合存檔、有稽可查(可以保存幾年前的工作歷史記錄，公司在發(fā)展幾年后這個(gè)歷史過(guò)程很重要的)，可以一對(duì)多，回復(fù)多對(duì)多，即時(shí)，郵件還不受時(shí)間和空間限制，看到回復(fù)就行了。

??2、郵件適合的工作：指令性及工作結(jié)果性工作，上級(jí)給下級(jí)下達(dá)工作指令，可以是給一個(gè)下級(jí)，也可以是給多個(gè)下級(jí)，下級(jí)完成提交工作結(jié)果;協(xié)作性、討論性、決策性工作，需要多個(gè)人，郵件的收件人和抄送人都可以同時(shí)有多個(gè)對(duì)象，相關(guān)人不用聚集到一個(gè)會(huì)議室，大家看到回復(fù)自己的意見(jiàn)或者做自己該做的工作就行了，對(duì)決策性的，相關(guān)人回復(fù)完意見(jiàn)，上級(jí)最后綜合決策就行了，也可以不聽(tīng)相關(guān)人的意見(jiàn)，因?yàn)樯霞?jí)有決策權(quán)，決策完后大家就要按照決策去執(zhí)行，不能再按照自己的想法單獨(dú)行事。流程性、項(xiàng)目合作性工作，互聯(lián)網(wǎng)公司很多工作都要靠跨部門跨崗位職責(zé)最后落實(shí)下來(lái)，對(duì)同一個(gè)工作不要另起新的郵件，從這項(xiàng)工作開(kāi)始到最后結(jié)束，相關(guān)過(guò)程都能看清楚。

??3、靠郵件管理工作，郵件設(shè)置到OUTLOOK后，OUTLOOK不能關(guān)閉，時(shí)刻在線，并設(shè)置最短時(shí)間內(nèi)發(fā)送接收。每個(gè)人看到郵件后，根據(jù)郵件的不同情況可以選擇是什么時(shí)間回復(fù)合適，但是需要回復(fù)的盡量在當(dāng)天盡早回復(fù)，否則會(huì)影響其他人的工作。

??三、郵件轉(zhuǎn)發(fā)設(shè)置

??問(wèn)：我想要設(shè)置B郵箱代理接受A郵箱的所有郵件 請(qǐng)問(wèn)應(yīng)該在A郵箱里設(shè)置?還是在B郵箱里設(shè)置?另外是不是設(shè)置了之後 A郵箱里的郵件轉(zhuǎn)發(fā)之後就自動(dòng)刪除了?沒(méi)有備份?

??答：1、可以在A郵箱設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)到B郵箱，默認(rèn)是選擇轉(zhuǎn)發(fā)后保留副本的。

??2、也可以在B郵箱里設(shè)置pop接收A郵箱的郵件,填入用戶名密碼，就行。 但這種方法需要手動(dòng)收取。

??四、電子郵件的工作流程

??1、用戶寫郵件;

??2、發(fā)送，認(rèn)證，接收，到郵件服務(wù)器;

??3、郵件服務(wù)器，轉(zhuǎn)發(fā)到：目標(biāo)郵件服務(wù)器;

??4、目標(biāo)郵件服務(wù)器認(rèn)證，接收。

??五、工作中電子郵件的使用

??當(dāng)前，電子郵件在工作中的使用非常頻繁，電子郵件傳遞信息便捷，成本低廉。然而因?yàn)猷]件的便捷，似乎有時(shí)候沒(méi)有提高效率，反而增加了干擾而降低效率。

??六、使用注意事項(xiàng)

??1、溝通重要事件時(shí)，最好使用郵件，如果你光打電話，對(duì)方可以不認(rèn)賬。如有需要，請(qǐng)用BCC(暗抄)。

??2、根據(jù)郵件類型(如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等)或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。

??3、將收件箱中的郵件過(guò)濾，刪除不必要的郵件，如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話說(shuō)明。

??4、重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔。

??5、不要使用自動(dòng)回復(fù)功能。

??6、用客戶端收發(fā)信(如 outlook)，在服務(wù)器端保留郵件。

??7、小心附件功能的使用，附件內(nèi)容不長(zhǎng)時(shí)，請(qǐng)直接撰寫于信件中。若一定要使用附件功能，也須注明附件的撰寫軟件。

??電子郵件可以是文字、圖像、聲音等多種形式。同時(shí)，用戶可以得到大量免費(fèi)的新聞、專題郵件，并輕松實(shí)現(xiàn)輕松的信息搜索。電子郵件的存在極大地方便了人與人之間的溝通與交流，促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。小伙伴們要想獲得更多郵件怎么用的內(nèi)容，請(qǐng)關(guān)注新網(wǎng)。