商務(wù)郵件不會寫？這篇書寫規(guī)范值得收藏

在微信已經(jīng)發(fā)達到24小時隨時在線，隨時可溝通的現(xiàn)在，郵件的重要性似乎正在下降，越來越多的人寧可選擇在微信中直接用語音來說，也不太愿意寫一封郵件了。
但即使如此，郵件在商務(wù)溝通中，還是占據(jù)著非常重要的份量。一份正式的邀請，一次重要的商務(wù)會晤，你不能只是在微信里打幾行字，或者留一段語音就完事，很多時候，你還是得寫一封準(zhǔn)確且有效率的郵件才行，否則，對方可真就會覺得你太沒有誠意了，太不專業(yè)了。
為了提高你的專業(yè)電子郵件寫作技巧，在寫專業(yè)的電子郵件時，不管你是為了找工作還是社交，給同事或者是其他與商業(yè)有關(guān)的原因，都要遵循以下幾點建議:
一、主 題
主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。對于酒店每個部門的文員及管理層來說，每天收到的郵件實在太多，通常會通過看標(biāo)題來決定是否先閱讀。如果連標(biāo)題都沒有的郵件可能直接當(dāng)垃圾郵件刪除，因為認為連標(biāo)題都沒有的郵件不具備閱讀價值。關(guān)于標(biāo)題也是有講究的：
1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
2、標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。
3、最好寫上來自**部門/酒店的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。
4、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”
5、可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
6、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
二、稱呼與問候
稱呼太隨意，會讓人覺得不夠嚴(yán)謹(jǐn)和專業(yè)；稱呼太“親切”，會產(chǎn)生拍馬屁的嫌疑，對于套近乎者，很多人也是不喜歡的。
恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度：郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x女士”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用“Dearxxx”，“套近乎”有點明顯。
三、關(guān)于格式
稱呼是第一行頂格寫。Email開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。
結(jié)尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個”祝您順利”、“順祝商祺”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
四、正文內(nèi)容
商務(wù)電子郵件不是寫抒情散文，一定要注意行文通順、表達清晰，簡明扼要。同時復(fù)雜的事情如能簡單清晰的表達，也可以看出一位職業(yè)人士溝通能力，間接展示其干練、思路清晰的形象。
Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，但記住一定要條理清晰。然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧哦！
有了這些郵件禮儀，相信各位“打工人”對郵件的書寫有了進一步的認識。需要注意的是，發(fā)送商務(wù)郵件，最好還是選擇企業(yè)郵箱。新網(wǎng)旗下企業(yè)郵箱品牌“全球郵”，將企業(yè)安全及隱私視為一切，對往來郵件進行全程SSL加密措施。以專業(yè)的技術(shù)支持為會員提供郵箱安全保障，有效保證業(yè)務(wù)信息在傳送過程中的完整性以及安全性。正因為企業(yè)郵箱服務(wù)帶給公司和員工多重保護，讓公司在安全的環(huán)境下傳遞重要往來信息，當(dāng)你以公司身份與客戶確認執(zhí)行方案時，雙方通過郵件確認，是最讓人放心的溝通方式。企業(yè)郵箱服務(wù)多重使用體驗，你值得擁有：http://www.xinnet.com/mail/mail.html